ЯЗЫК ДОКУМЕНТОВ. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Главная страница
Контакты

    Главная страница



ЯЗЫК ДОКУМЕНТОВ. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА



страница6/20
Дата12.01.2017
Размер1.33 Mb.
ТипПравила


1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   20

4. ЯЗЫК ДОКУМЕНТОВ. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Вопросы:


  1. Основные правила переписки

  2. Правовая охрана документов


Основные правила переписки


  1. Если вы хоть раз пробовали писать письмо, то знаете, как трудно изложить свои мысли на бумаге. Искусству переписки (эпистолярному жанру) в прошлом специально учили. Основная сложность заключается в том, что необходимо осознать, что вы пишете от имени организации и поэтому должны выдерживать официальный тон в документах.

  2. «Золотые» правила деловой переписки:

    • пиши коротко, выражая только суть;

    • пиши грамотно;

    • будь вежлив, честен;

    • не затягивай с ответом;

    • не «отписывайся» общими фразами.

      1. Круг вопросов, решаемых при помощи переписки, ограничен, поэтому при составлении используются так называемые языковые формулы – готовые словосочетания (шаблонные, стандартные фразы), часто повторяющиеся в практике делового общения:

  • Выражаем глубокую признательность…

  • Считаем целесообразным…

  • Просим Вас изыскать возможность…

  • Сообщаем, что в период с … по …

    1. Языковые формулы часто выступают как важные с юридической точки зрения части текста. Например:

  • Контроль за выполнением приказа возлагаю на …

  • в случае отказа вынуждены будем обратиться в суд.

  • Доставку груза гарантируем.

    1. Краткость достигается исключением речевой избыточности:




Неправильно

Правильно

Мы неоднократно выезжали, проверяли, и каждый раз выяснялось, что…

Неоднократные проверки показали, что…

Это как нельзя лучше доказывает недопустимость применения подобной методики…

Эта методика недопустима.

Нами рассмотрена возможность содействия урегулированию этого вопроса…

Мы урегулируем этот вопрос.




  1. Употребление специальной терминологии

Термин – слово или устойчивое словосочетание с чётко определённым значением.

В деловой документации не рекомендуются использовать неофициальные заменители терминов (так называемые «профессионализмы» или «канцеляризмы») – «внебюджет», «задекларировать» (заполнить декларацию о доходах).

Недопустимо использование жаргонные выражения – «безнал», «налоговики», «крыша».


  1. Недопустимо использование иностранных слов, если существует русскоязычный синоним:

секвестр – ограничение;

эксклюзивный – исключительный;

консенсус – согласие.


  1. Применение универсальных слов




традиционно

привычно всегда

как принято



слабо

неполно плохо

непонятно



безотлагательно

обязательно сейчас же

негативно

наоборот плохо

не согласен



Правовая охрана документов


  1. Юридическая сила документа — свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий или действий.

  2. Документ имеет юридическую силу при наличии даты, подписи, печати, грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами).

  3. Ряд документов, которые составляются и подписываются работниками предприятия, приобретают юридическую силу только после утверждения руководителем, например:

      • акты (проверок, передачи дел, экспертизы и т. п.);

      • инструкции, правила;

      • отчеты.

  1. В делопроизводстве существуют документы, которые носят официальный характер. Это паспорта, удостоверения, дипломы, водительские права, трудовые книжки и т. п. Такие документы выдаются только государственными и общественными организациями

  2. ГОСТом установлен перечень документов, на которых ставится печать.

          • акты (о выполнении работ, приема объектов...);

          • доверенности;

          • командировочные удостоверения;

          • Договоры, и др.



5. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Вопросы:


  1. Приказ

  2. Указание

  3. распоряжение

  4. Решение



Приказ


  1. Основным документом управления является приказ. Различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

  2. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач.

  3. Дата и номер присваиваются приказу в день подписания его руководителем.

  4. Текст приказа состоит из двух частей:

    1. вводная или констатирующая часть содержит основания издания приказа (в некоторых приказах может отсутствовать), например:

На основании постановления правительства….

В связи с производственной необходимостью…


На основании решения профсоюзной конференции

    1. Распорядительная часть (основная) начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

  1. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила), то он должен сопровождаться приложением этих документов.

  2. Структура приказа:

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

Дата №_____

Заголовок к тексту (не более 2-х строк; например: «Об изменении оплаты отпусков», «О реорганизации предприятия»)

Текст: Констатирующая часть



ПРИКАЗЫВАЮ

Распорядительная часть (кому, что сделать и в какой срок)

Должность Подпись И.О. Фамилия

Визы


Проект приказа внёс

должность И.О. Фамилия



  1. Секретарь организует ознакомление конкретных лиц с приказом: 1 экземпляр вывешивается на доску объявлений, на втором экземпляре в свободной нижней части документа или на обороте сотрудники пишут «ознакомлен» и проставляют подпись и дату ознакомления.

  2. Выписка из приказа

Выписка из приказа – документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы. По составу реквизитов оформлению выписка практически не отличается от самого приказа, только вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка заверяется секретарём.


Каталог: upload -> images -> files
files -> Реферат спорт-альтернатива пагубным привычкам ученица мбоу сош №12 г. Казани 11 «Б» класса Гилязова А. О
files -> К рабочей программе по предмету история на 2014-2015 год для 5 класса Количество часов
files -> Основная образовательная программа основного общего образования мбоу «Бишевская средняя общеобразовательная»
files -> Программа по русскому языку для VII класса создана на основе нормативных документов
files -> Реферат должен быть оформлен соответствующим образом
files -> Образовательная программа профессиональной подготовки по профессии 050144 «Помощник воспитателя» (350часов)
files -> Образовательная программа объединения дополнительного образования социально- педагогического направления
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   20

  • 5. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  • Приказ
  • В связи с производственной необходимостью…