Правила оформления документов содержание основные понятия делопроизводства 2 общие нормы и правила оформления документов 8

Главная страница
Контакты

    Главная страница



Правила оформления документов содержание основные понятия делопроизводства 2 общие нормы и правила оформления документов 8



страница19/20
Дата12.01.2017
Размер1.33 Mb.
ТипПравила


1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20


Рабочее место секретаря


Средства оргтехники весьма разнообразны, что позволяет выделить среди них функциональные группы, то есть классифицировать.

        1. Классификация средств оргтехники по назначению:

К средствам связи относятся телефонная, телеграфная и факсимильная связь. Эти виды административно-управленческой связи широко распространены, так как позволяют оперативно решать организационные и производственные вопросы.

Средства работы с документами:

  • средства подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие машинки, компьютеры, диктофоны);

  • средства тиражирования документов (принтеры, ксероксы, ризографы);

  • средства хранения документов (папки, конверты, коробки);

  • средства обработки и доставки документов: стеллажи, шкафы, сейфы, канцелярские принадлежности и т.д.

        1. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, — это исключительный порядок и чистота, как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

        2. Задача секретаря — сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места.


Требования к деловым и личным качествам секретаря


Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. Часто неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств.

Деловые и личные качества при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.



  1. Деловые качества:

Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.

Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции.

При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.



Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.



Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работают его руководитель и предприятие (фирма) в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении (подразделении).

Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства — необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

  1. Личные качества:

Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно, качественно.

Добросовестность. Секретарь должен скрупулезно, качественно и своевременно выполнить работу, которую обещал выполнить.

Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о секретаре, даже если он и обладает необходимыми деловыми и личными качествами. Следует помнить, что «секретарь — лицо организации», а «лицом» самого секретаря являются качество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.

Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям. Недоброжелательность, нескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его стороны.

Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела; общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками; артистизм и чувство юмора — качества, которые помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в работе с посетителями и сотрудниками; способность к самообучению, расширению своего кругозора.


Этика секретарского труда


Требования к внешнему виду секретаря:

Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации. Главное требование к костюму — строгость, элегантность.


Работа с посетителями:


        1. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма — все это обеспечивает успешную работу секретаря.

        2. При появлении в приемной посетителя секретарь должен поздороваться, предложить сесть. При первой встрече с руководителем, должностным лицом высшего ранга или при приеме почетного гостя организации секретарь обязан встать, поздороваться. Если секретарь видит посетителя впервые, он должен назвать себя. После этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, по какому вопросу пришел.

        3. При приеме посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телефону, а также должен воздержаться от бесед, раскрывающих служебные тайны, и не сплетничать. При появлении посетителя секретарь должен прекратить все свои дела и заняться посетителем.

Культура делового общения секретаря:


  1. Секретарю приходится вести деловую беседу с разными по возрасту, по положению в обществе и по типу нервной системы людьми. Залогом успешного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, стремление оперативно решить проблема или оказать помощь в ее решении. Секретарь должен оценить психологическое состояние собеседника, составить представление о сущности проблемы, дать посетителю возможность высказаться. Чем подробнее и обстоятельнее будет изложен вопрос, тем больше будет возможностей найти правильное решение.

  2. Тон разговора должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа и утверждения невозможности решить вопрос. Как правило, это вызывает негативную реакцию и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Если даже ответ отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно показать невозможность положительного решения.

Взаимоотношения руководитель — секретарь:

  1. Секретарь выполняет функции первого помощника руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, в выполнении намеченных мероприятий, освобождает от выполнения мелких технических работ, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.

  2. Одна из основных задач секретаря — умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя с другими сотрудниками.

  3. Секретарю подчас приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. При этом — недопустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявление высокомерия, бюрократизма или равнодушия.

Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своего предприятия, а также вышестоящих и подведомственных организаций.

Ведение телефонных переговоров:


  • говорить только по существу, о самом главном, без излишних подробностей, кратко;

  • быть вежливым: доброжелательный тон, употребление вежливых форм общения, четкая дикция;

  • быть выдержанным: вести разговор терпеливо, без эмоций, спокойно;

  • нельзя передавать по телефону информацию, имеющую конфиденциальный характер;

  • недопустимо занимать служебный телефон разговорами по личным вопросам, особенно в присутствии посетителей.

  • звонить по домашнему телефону сотрудника по служебным вопросам можно только в случае острой необходимости.

Принимая телефонный вызов, секретарь должен:

  • незамедлительно снять трубку, назвать организацию, представиться, выдержать паузу, дав время представиться абоненту. Затем, ответив на приветствие словами «Добрый день», «Здравствуйте», выяснить вопрос, по которому звонит абонент;

  • зная распределение должностных обязанностей среди сотрудников, секретарь может правильно переадресовать вызов работнику, компетентному в решении поставленного вопроса. В том случае, когда секретарь переадресует телефонный вызов другому сотруднику, абоненту следует назвать фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и телефон;

  • если возникает необходимость для ответа, абоненту навести справку и отойти от телефона для поиска соответствующей информации, нужно предупредить об этом абонента. Если найти нужную информацию не представилось возможным, следует назвать абоненту точное время, когда он может перезвонить;

  • недопустимо класть трубку, давая понять абоненту, что вы заняты, чтобы абонент больше не звонил. Такой «прием» свидетельствует о низкой культура секретаря. Правильным будет ответить: «Извините, идет совещание. Позвоните, пожалуйста, через 20 минут»;

  • ни один телефонный вызов не должен проходить к руководителю, минуя секретаря (за исключением оговоренных случаев). Перед тем как соединить руководителя с абонентом, секретарь должен назвать ему абонента, его должность и организацию, фамилию, имя, отчество и вопрос, по которому тот звонит. Если секретарь вел запись предварительной беседы, то можно положить ее перед руководителем или изложить устно суть вопроса.

В тех случаях, когда звонит секретарь, нужно придерживаться следующего:

    1. подготовить все необходимые документы, которые могут потребоваться по ходу разговора. Уточнить фамилию, имя, отчество, должность нужного абонента, чтобы избежать искажения;

    2. набрав номер абонента, и получив ответ, следует назвать себя и фамилию нужного вам сотрудника. Если же этими данными секретарь не располагает, следует попросить к телефону сотрудника, занимающегося соответствующим вопросом;

    3. после взаимных представлений следует изложить причину, вызвавшую необходимость разговора;

    4. если разговор должен вести руководитель, телефон переключается на его аппарат;

    5. заключительные слова телефонных переговоров зависят от их результата. В соответствии с правилами хорошего тона по завершении телефонного общения мужчина опускает трубку лишь после того, как ее положила женщина, подчиненный — после старшего по положению.

Роль секретаря в подготовке различных совещаний:

  1. Каталог: upload -> images -> files
    files -> Реферат спорт-альтернатива пагубным привычкам ученица мбоу сош №12 г. Казани 11 «Б» класса Гилязова А. О
    files -> К рабочей программе по предмету история на 2014-2015 год для 5 класса Количество часов
    files -> Основная образовательная программа основного общего образования мбоу «Бишевская средняя общеобразовательная»
    files -> Программа по русскому языку для VII класса создана на основе нормативных документов
    files -> Реферат должен быть оформлен соответствующим образом
    files -> Образовательная программа профессиональной подготовки по профессии 050144 «Помощник воспитателя» (350часов)
    files -> Образовательная программа объединения дополнительного образования социально- педагогического направления
1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20

  • Работа с посетителями
  • Культура делового общения секретаря
  • Ведение телефонных переговоров