Правила оформления документов содержание основные понятия делопроизводства 2 общие нормы и правила оформления документов 8

Главная страница
Контакты

    Главная страница



Правила оформления документов содержание основные понятия делопроизводства 2 общие нормы и правила оформления документов 8



страница18/20
Дата12.01.2017
Размер1.33 Mb.
ТипПравила


1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20


Задачи


  1. Задача — это дело, которое надо выполнить к определенному сроку, связанное со значительными временными затратами.

  2. Для описания сведений о задаче и организации решения задач используется папка Задачи.

  3. Задача, в отличие от встречи, не имеет конкретной даты, она имеет определённую дату начала и срок выполнения.

  4. Параметры задачи: тема, дата начала и срок завершения, процент исполнения задачи, связь задачи с контактом.


Дневник


    1. Папка дневник предназначена для организации учёта выполненной работы.

    2. В этой папке автоматически регистрируются ссылки на все файлы, с которыми была проведена работа; мероприятия, упомянутые в папке Календарь, Задачи, Заметки.

    3. Некоторые сведения о проделанной работе можно записать в дневник вручную.


Заметки


  1. Программная среда Outlook имеет специальную папку, в которой можно создать и сохранить заметку и при случае воспользоваться ею.

  2. Заметка в программной среде Outlook - это электронный аналог бумажного блокнота с отрывными листками.


Электронная почта


  1. В наши дни электронная почта является таким же привычным средством общения, как телефон и обычная почта. Более того, электронная почта даже более предпочтительна по следующим причинам:

  • отправка сообщения производится прямо с рабочего места;

  • сообщения доходят до адресата очень быстро;

  • не требуются расходные материалы (бумага, конверты, чернила);

  • можно послать письмо сразу по нескольким адресам;

  • существенно экономится время.

    1. В современном деловом офисе электронная почта является неотъемлемым атрибутом, а умение ею пользоваться — важнейшим профессиональным умением секретаря и любого другого работника.

    2. Информация, передаваемая по электронной почте, называется сообщением (Mail Message). Сообщения, передаваемые по электронной почте, разделяются на четыре группы:

  • Входящие — пришедшие по электронной почте;

  • Исходящие — те, которые надо отправить;

  • Черновики — сообщения в стадии подготовки;

  • Отправленные.

    1. На главной панели Outlook есть папки, соответствующие этим группам сообщений. Их удобно организовать в отдельную группу папок - Почта.

    2. Чтобы использовать Outlook для отправки и получения почты через Internet, вам нужна учетная запись. Порядок создания учетной записи вы рассматривали в первой работе этого урока.


Вопросы:


      1. Назовите основные функции программной среды Microsoft Outlook.

      2. Для чего предназначены папки Контакты и Календарь в среде Outlook? Чем характеризуются следующие группы мероприятий: встречи, собрания, события?

      3. Для чего предназначены папки Заметки, Задачи и Дневник? Для чего используются задачи и заметки в программной среде Microsoft Outlook?

      4. Работа с электронной почтой в программной среде Microsoft Outlook.



13. ОСНОВЫ СЕКРЕТАРСКОГО ДЕЛА

Вопросы:


  1. Обязанности секретаря

  2. Рабочее место секретаря
  3. Требования к деловым и личным качествам секретаря


  4. Этика секретарского труда



Обязанности секретаря


      1. Профессии секретаря, секретаря-референта требует от человека, избравшего их, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.

      2. Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию руководителя.

      3. Документное обслуживание - это составление, оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив.

      4. Бездокументное обслуживание - выполнение технических работ по обеспечению труда руководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т. д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно - технических функций.

Приведем квалификационную характеристику секретаря при руководителе (менеджере) малого предприятия:

Должностные обязанности: Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Должен знать: положения и инструкции по документационному обеспечению; руководящий состав предприятия, его подразделений; машинопись; работу на персональном компьютере; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарского труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Квалификационные требования: общее среднее образование и специальная подготовка по установленной программе.

Каталог: upload -> images -> files
files -> Реферат спорт-альтернатива пагубным привычкам ученица мбоу сош №12 г. Казани 11 «Б» класса Гилязова А. О
files -> К рабочей программе по предмету история на 2014-2015 год для 5 класса Количество часов
files -> Основная образовательная программа основного общего образования мбоу «Бишевская средняя общеобразовательная»
files -> Программа по русскому языку для VII класса создана на основе нормативных документов
files -> Реферат должен быть оформлен соответствующим образом
files -> Образовательная программа профессиональной подготовки по профессии 050144 «Помощник воспитателя» (350часов)
files -> Образовательная программа объединения дополнительного образования социально- педагогического направления
1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20

  • Дневник
  • Заметки
  • Электронная почта
  • Вопросы
  • 13. ОСНОВЫ СЕКРЕТАРСКОГО ДЕЛА
  • Обязанности секретаря