Правила оформления документов содержание основные понятия делопроизводства 2 общие нормы и правила оформления документов 8

Главная страница
Контакты

    Главная страница



Правила оформления документов содержание основные понятия делопроизводства 2 общие нормы и правила оформления документов 8



страница17/20
Дата12.01.2017
Размер1.33 Mb.
ТипПравила


1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20


Работа над Главным документом


  1. Можно создать итоговый документ из нескольких отдельных документов. Отдельный документ, называемый также вложенный документ и оформленный в виде самостоятельного файла, может дорабатываться каждым специалистом самостоятельно. При формировании главного документа из отдельных вложенных документов редактор осуществит слияние документов, создание сплошной нумерации страниц, рисунков, названий, генерацию единого оглавления и единого алфавитного указателя и т.д. — то есть работа с главным документом будет вестись как бы с одним сплошным документом, а не с несколькими отдельными.

  2. Для включения текста в качестве вложенного документа в Главный документ:

    • откройте документ, в который Вы хотите включить текст вложенного документа (можно использовать пустой документ);

    • перейдите в режим структуры Главного документа;

    • нажмите кнопку Вставить вложенный документ линейки инструментов Главного документа;

    • в появившемся окне Вставить вложенный документ выберите файл, который будет вставлен как вложенный документ;

    • повторите операцию для всех включаемых вложенных документов;

    • сохраните главный документ;

    • или в Word открыть пустой файл и с помощью операции Вставка – Файл вставить нужные документы.


Колонтитулы


  1. Если мы хотим в колонтитул добавить названия разделов, необходимо:

    • установить курсор в колонтитул;

    • Вставка – Поле, выбрать Категории - Связи и ссылки, ПоляStyleRef, нажать кнопку Параметры, указать стиль (например, заголовок 1).

    1. Чтобы отключить колонтитул на первой странице, необходимо указать в параметрах страницы, вкладка Макет различать колонтитулы первой страницы.

    2. Чтобы в колонтитул на последней странице не печаталось название раздела, необходимо выполнить на последней страницей Вставка – разрыв раздела на текущей странице, выделить колонтитул последней страницы и нажать кнопку Как в предыдущем, затем удалить или изменить текст последнего колонтитула.

    3. Если необходимо выполнить нижнюю границу в колонтитуле, необходимо выделить колонтитул и нажать Формат – границы и заливка, установить нижнюю границу.



12. MICROSOFT OUTLOOK

Вопросы:


  1. Основные понятия

  2. Контакты

  3. Календарь

  4. Задачи

  5. Дневник

  6. Заметки

  7. Электронная почта


Основные понятия


  1. Программная среда Microsoft Outlook пришла на смену разнообразным видам блокнотов и записных книжек, которые использовали руководители и секретари для организации своей работы.

    • Для хранения сведений о различных людях и организациях использовались телефонные книжки;

    • для планирования ежедневных встреч и дел — еженедельники;

    • для временных записей — блокноты для заметок;

    • составлялись планы работы на одну неделю, на один месяц, на год и т.д.

      1. Программа Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактов и списка задач, а также учета всех выполненных работ.

      2. Информация, с которой вы работаете в среде Microsoft Outlook, организована в виде папок, которые по назначению аналогичны своим бумажным предшественникам Удобные способы представления информации, ее поиска, средства напоминания, предлагаемые средой Outlook, могут помочь эффективно организовать свою работу. Среду Outlook может использовать и руководитель, и секретарь, и другие сотрудники.

      3. Основными элементами информации, с которыми работает среда Outlook, являются папки Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.



Контакты


  1. Папка Контакты предназначена для хранения различных сведений о лицах, с которыми вы поддерживаете деловые и личные отношения в среде Outlook.

  2. Эти люди могут быть как сотрудниками вашей организации, так и работниками других фирм.

  3. В папке Контакты могут храниться: адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например, его день рождения или годовщина какого-либо события.

  4. На основе папки Контакты формируется Адресная книга, которая используется для пересылки электронной почты и создания конвертов в текстовом редакторе Word.


Календарь


  1. В среде Outlook папка Календарь предназначена для планирования рабочего времени.

  2. В среде Outlook все мероприятия подразделяются на несколько групп: встречи, собрания, события, задачи, телефонные звонки.

  3. Встреча — это мероприятие, касающееся одного-двух лиц. Время встречи согласовывается между ними и резервируется в календаре. Встречи не требуют привлечения ресурсов: специального помещения, время на подготовку, материальных расходов. Встречей можно назвать и ежедневный доклад руководителю, и телефонный звонок, и приём посетителей. Хотя встреча и планируется на определённый срок, её всегда можно перенести, если на данный момент возникнет другое, более важное мероприятие.

  4. Собрание — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Собрание имеет конкретную дату проведения, а также время начала и окончания, план проведения. Необходимо выбрать место проведения собрания и согласовываться со всеми участниками собрания.

  5. Событие — это совокупность мероприятий, связанных с единым содержанием, протекающих в течение длительного времени. Примеры событий: выставка-ярмарка, Олимпийские игры, семинар. Событие предполагает составления плана мероприятий и их подготовки.

  6. В среде Outlook для планирования встреч, собраний и событий и установления времени их проведения предназначена папка Календарь.

Каталог: upload -> images -> files
files -> Реферат спорт-альтернатива пагубным привычкам ученица мбоу сош №12 г. Казани 11 «Б» класса Гилязова А. О
files -> К рабочей программе по предмету история на 2014-2015 год для 5 класса Количество часов
files -> Основная образовательная программа основного общего образования мбоу «Бишевская средняя общеобразовательная»
files -> Программа по русскому языку для VII класса создана на основе нормативных документов
files -> Реферат должен быть оформлен соответствующим образом
files -> Образовательная программа профессиональной подготовки по профессии 050144 «Помощник воспитателя» (350часов)
files -> Образовательная программа объединения дополнительного образования социально- педагогического направления
1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20

  • Колонтитулы
  • 12. MICROSOFT OUTLOOK
  • Основные понятия
  • Календарь