Правила оформления документов содержание основные понятия делопроизводства 2 общие нормы и правила оформления документов 8

Главная страница
Контакты

    Главная страница



Правила оформления документов содержание основные понятия делопроизводства 2 общие нормы и правила оформления документов 8



страница16/20
Дата12.01.2017
Размер1.33 Mb.
ТипПравила


1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20


Указатели


Почти все книги содержат оглавление, а многие к тому же содержат в конце книги указатель терминов. Создание этих разделов отличается высокой трудоемкостью, но они упрощают просмотр и чтение документов, имеющих сложную структуру. Текстовый процессор Word позволяет автоматизировать создание оглавлений и указателей.

Создание указателя является достаточно сложной работой. Она выполняется в два этапа. Сначала подготавливают слова и термины, включаемые в указатель, а потом этот указатель создают.



      1. Слова, включаемые в указатель, необходимо предварительно пометить. Для этого выделяют нужное слово и нажимают комбинацию клавиш Alt+Shift+X. При этом открывается диалоговое окно Определение элемента указателя.

      2. Выделенный текст переносится в диалоговое окно, в поле Элемент указателя, основной. Его можно сразу принять как пункт указателя или сначала отредактировать. В поле Дополнительный можно ввести один или два дополнительных элемента указателя (через точку с запятой). Поле Параметры определяет, как именно будет изображаться ссылка на данный термин в готовом указателе.

      3. Включение выбранного элемента в указатель выполняют щелчком на кнопке Пометить. Если щелкнуть на кнопке Пометить все, то в указатель будут включены все ссылки на данный термин, имеющиеся в документе.

      4. Такую операцию необходимо проделать со всеми терминами по всему документу. На этом заканчивается подготовительный этап.

      5. Для создания указателя терминов надо перевести курсор в конец документа, ввести заголовок указателя и дать команду Вставка - Оглавление и указатели, открывающую диалоговое окно Оглавление и указатели.

      6. Вкладка Указатель данного диалогового окна содержит элементы управления, позволяющие определить способ форматирования указателя в документе.

      7. Вид указателя в выбранном формате отображается в поле Образец. Указатель терминов генерируется автоматически и вставляется в то место, где располагается курсор.

      8. Если предварительно выделить несколько страниц, вставить закладку, затем пометить нужное слово для указателя, но в диалоговом окне Определение элемента указателя выбрать переключатель Диапазон страниц и выбрать нужную закладку, то в предметном указателе будет приведён диапазон страниц через тире.

      9. Можно предварительно подготовить словарь для пометки в тексте нужных терминов. Для этого в пустом файле заполнить таблицу, в которой в первом столбце будут напечатаны термины, во втором – их обозначения в предметном указателе, затем в диалоговом окне Оглавление и указатели, вкладка Указатели выбрать кнопку Автопометка, указать имя файла, в котором набрана таблица указателей. В тексте будут помечены все указатели.

Например:
Таблица сохранена в файле Словарь

документ

документ

главный документ

документ

поддокумент

документ



Создание оглавления


Создать оглавление заметно проще, чем указатель. Если для оформления заголовков использовались специальные стили, программа Word включит такие заголовки в оглавление автоматически.

  1. Все заголовки отформатировать стилем Заголовок 1, (Заголовок 2, 3);

  2. Установить курсор в то место, куда будет вставлено оглавление, следует дать команду Вставка - Оглавление и указатели. В диалоговом окне Оглавление и указатели надо выбрать вкладку Оглавление.

  3. Элементы управления данной вкладки позволяют задать формат оглавления и указать, какие из заголовков следует в него включить.


Автоматические названия


  1. Практически любым элементам документа: таблицам, рисункам, внедренным объектам и т.п. — можно добавить название. Названия можно автоматически нумеровать (например, после перестановки двух таблиц их номера соответственно изменятся), на них можно осуществлять ссылки, составлять указатели. При этом в любой момент каждое название может быть изменено по Вашему желанию.

  2. Каждое название состоит из метки (рисунок, таблица, формула), номера (проставляется программой автоматически) и текста названия (вводится пользователем произвольно). Чтобы вставить название:

  1. выделите элемент, к которому предполагается добавить название;

  2. выполните команду Вставка - Название, появится окно Название;

  3. выберите в окне метку, которой будут автоматически снабжены однотипные элементы - Рисунок, Таблица, Формула;

  4. для создания своих меток необходимо нажать кнопку Создать. в появившемся окне наберите новую метку, например Рис.;

  5. можно определить месторасположение (поле Положение) и вариант нумерации (кнопка Нумерация);

  6. в строку Название после метки и номера названия можно ввести произвольный текст названия элемента;

  7. Вставленное в текст документа название будет оформлено стилем Название объекта;

  8. Названия могут автоматически вставляться при размещении в документе рисунков, таблиц и т.д., являющихся продуктами программ, указанных в списке окна Автоназвание.


Список иллюстраций (таблиц, формул)


    1. Определить названия объектам в тексте.

    2. Определить в конце документа место, куда будет вставляться список иллюстраций.

    3. Вставка - Оглавление и иллюстрации, вкладка Список иллюстраций, выбрать из списка Название – рисунок, таблица, формула (что-то одно).

    4. Если в список нужно указать одновременно и рисунки, и таблицы (формулы) нажать кнопку Параметры, в окне Параметры списка иллюстраций - Собрать список иллюстраций, используя  Стиль, выбрать, например, стиль Название объекта.

Каталог: upload -> images -> files
files -> Реферат спорт-альтернатива пагубным привычкам ученица мбоу сош №12 г. Казани 11 «Б» класса Гилязова А. О
files -> К рабочей программе по предмету история на 2014-2015 год для 5 класса Количество часов
files -> Основная образовательная программа основного общего образования мбоу «Бишевская средняя общеобразовательная»
files -> Программа по русскому языку для VII класса создана на основе нормативных документов
files -> Реферат должен быть оформлен соответствующим образом
files -> Образовательная программа профессиональной подготовки по профессии 050144 «Помощник воспитателя» (350часов)
files -> Образовательная программа объединения дополнительного образования социально- педагогического направления
1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20

  • Создание оглавления