Правила оформления документов содержание основные понятия делопроизводства 2 общие нормы и правила оформления документов 8

Главная страница
Контакты

    Главная страница



Правила оформления документов содержание основные понятия делопроизводства 2 общие нормы и правила оформления документов 8



страница14/20
Дата12.01.2017
Размер1.33 Mb.
ТипПравила


1   ...   10   11   12   13   14   15   16   17   ...   20

10. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Вопросы:


  1. Порядок заведения дел

  2. Номенклатура дел

Что такое дело? Порядок заведения дел


    1. Для повышения эффективности поиска документов и организации их хранения все документы на предприятии разбиваются на группы, из которых формируются дела.

    2. Дело — это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку. (Дело представляет собой папку-скоросшиватель, картотеку, журнал, в котором размещена отдельная группа документов.)

    3. Внутри дела документы должны быть расположены в некотором порядке, например:

      • в хронологической последовательности, по мере их появления;

      • в логической последовательности;

      • в алфавитном порядке.

        1. Группирование производится по наиболее важным признакам, отражающим состав и содержание документов. Каждое дело содержит не более 200-250 листов.

        2. Признаки заведения дел - это правила группирование документов в дела.

        3. Наиболее известные признаки объединения документов:

  • по названиям (справки, приказы и т. д.);

  • за определенный период (например, за три последних месяца);

  • по территориальному признаку (например, переписка с предприятиями, находящимися в Саратовской области.);

  • по одному вопросу;

  • одного автора (организации);

  • по грифу ограничения доступа.

Примечание: дела должны содержать документы с единым сроком хранения.

Дела по определенным направлениям работы предприятия в течение некоторого установленного периода могут храниться в структурном подразделении, занимающемся соответствующим направлением работы, а по окончании этого срока передаются на хранение в архив.



Номенклатура дел


  1. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

  2. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации, не включаются в номенклатуру научно – технические документы и печатные издания.

  3. Номенклатура дел составляется службой делопроизводства, секретарём – референтом и архивистом предприятия.

  4. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. При отсутствии подразделений можно использовать направление деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия.

  5. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы – приказы, протоколы, затем – переписка и другие информационно – справочные документы.

  6. Номенклатура дел подписывается составителем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.

  7. Номенклатура дел составляется как минимум в трёх экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передаётся в архив предприятия.

  8. В течении года в номенклатуру могут вноситься заголовки новых дел, для этого в между разделами номенклатуры следует оставлять необходимые пробелы. Очень удобно вносить изменения и дополнения, если номенклатура дел ведётся с помощью ПК.

  9. По окончании календарного года секретарём – референтом и архивистом указывается количество заведённых дел.

  10. Пример номенклатуры дел:




Наименование предприятия




НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

УТВЕРЖДАЮ

00.00.2001

Руководитель предприятия

на 2002 год

_____________ И.О. Фамилия




00.00.2001




Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во дел

Срок хранения дела и статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Референт ____________ И.О. Фамилия

Зав. Архивом ____________ И.О. Фамилия

В 2002 г. заведено дел ________________________________________



(Цифрами и прописью)

Индекс дела - например, 01-04

Заголовок дела – название, краткое содержание, дата. При составлении заголовков к делам следует избегать общих названий (например, «Общая переписка», «Справочный материал). У дел с перепиской обязательно указывается, с кем и о чем она ведется.

Срок хранения дела - для каждого дела по перечню документов с указанием сроков хранения определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня.

Примечание – проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел.

  1. Формирование дел производится по заранее разработанной номенклатуре. При формировании дел надо соблюдать следующие требования:

    • документ должен храниться только в одном деле и в единственном экземпляре;

    • в дела помещаются документы, работа по которым уже проведена;

    • документы разных сроков хранения размещаются в разные дела;

    • документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

  • документы в деле располагаются в хронологической последовательности (в прямом или обратном порядке) или в порядке возрастания их номеров.

  1. Пример номенклатуры дел малого предприятия:

Малое предприятие занимается сборкой и продажей компьютеров и оргтехники:

  1. В номенклатуру дел такого учреждения могут входить следующие разделы:

    • Администрация

    • Бухгалтерия

    • Документы по личному составу

    • Технический отдел

    • Торговый отдел

    • Транспортный отдел

    • Склад

  2. Примерный перечень дел, относящихся к этим разделам, их маркировка и условные сокращения представлены ниже:




01 Администрация (АДМ):

    1. устав

    2. лицензия

    3. программа развития

    4. приказы директора по основной деятельности

    5. коллективные договоры

    6. правила внутреннего распорядка

    7. должностные инструкции

02 Технический отдел (ТЕХ):

02-01 договоры о поставках комплектующих

02-02 претензии

02-03 техническая документация

02-04 инструкции по технике безопасности, пожаробезопасности

02-05 заказ - наряды.



03 Документы по личному составу (ЛС):

03-01 приказы по личному составу (отпуска, командировки, поощрения, взыскания)

03-02 личные дела работников

03-03 трудовые книжки

03-04 документы о повышении квалификации работников

03-05 трудовые договоры с сотрудниками (контракты)



04 Бухгалтерия (БУХ)

04-01 лицевые счета по начислению зарплаты

04-02 хозяйственные договора

04-03 финансово-бухгалтерская отчетность

04-04 отчетность по финансированию учреждения

04-05 тарификационные списки

04-06 табели рабочего времени

04-07 акты инвентаризации

04-08 акты списания


05 Торговый отдел (ТОРГ):

05-01 прайс - листы

05-02 договоры купли-продажи

05-03 переписка с партнёрами



06 Склад (СКЛ):

06-01 приходные ордера

06-02 накладные на отпуск товара





  1. Оформление обложки дела:


АОО «ИНФОСЕРВИС»

Секритариат

ДЕЛО № 03-02

приказы по личному составу

(отпуска, командировки, поощрения, взыскания)
2001 г.

На _______ лист.

Хранить _____ л.

ст.1018 ТП

Такая папка предназначена для многократного применения, поэтому все сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листе-вкладыше, который помещается в специальный карман на корешке обложки.



Каталог: upload -> images -> files
files -> Реферат спорт-альтернатива пагубным привычкам ученица мбоу сош №12 г. Казани 11 «Б» класса Гилязова А. О
files -> К рабочей программе по предмету история на 2014-2015 год для 5 класса Количество часов
files -> Основная образовательная программа основного общего образования мбоу «Бишевская средняя общеобразовательная»
files -> Программа по русскому языку для VII класса создана на основе нормативных документов
files -> Реферат должен быть оформлен соответствующим образом
files -> Образовательная программа профессиональной подготовки по профессии 050144 «Помощник воспитателя» (350часов)
files -> Образовательная программа объединения дополнительного образования социально- педагогического направления
1   ...   10   11   12   13   14   15   16   17   ...   20