Правила оформления документов содержание основные понятия делопроизводства 2 общие нормы и правила оформления документов 8

Главная страница
Контакты

    Главная страница



Правила оформления документов содержание основные понятия делопроизводства 2 общие нормы и правила оформления документов 8



страница10/20
Дата12.01.2017
Размер1.33 Mb.
ТипПравила


1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   ...   20


Письма


  1. Письмо – обобщённое название различных по названию документов, пересылаемых по почте.

  2. Письмо составляется в том случае, если нельзя решить вопрос другим, более оперативным методом.

  3. Служебные письма делятся на две категории: письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа. В таблице приведены условные названия таких писем:




Требующие ответа

Не требующие ответа

письмо – просьба

письмо – обращение

письмо – запрос

письмо – требование

письмо – претензия

письмо - приглашение



письмо – предупреждение

письмо – напоминание

письмо – отказ

письмо – распоряжение

письмо – извещение

инструкционное письмо






  1. Структура письма




Эмблема




Наименование предприятия

Адресат:

Полный юридический адрес

Наименование предприятия




Почтовый адрес

Дата________

Должность. Инициалы. Фамилия

На № ____ от _______

получателя

Обращение

Причины написания письма

Основная часть

С уважением

Должность Подпись И.О. Фамилия



Примечание: Название документа не указывается.

  1. Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным, убедительным, корректным, не содержать эмоциональной окраски. Для большинства писем характерны повторяющиеся обороты речи, используемые в различных ситуациях.

  2. Текст письма состоит из вступительной, основной и заключительной части.

  3. Письма подписывает руководитель предприятия, его заместители, ответственные за определенные направления работ. Письма, содержащие гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

  4. Документы деловой переписки делятся на две части:

    • поступающие (входящие);

    • отправляемые (исходящие).

Для учета входящей и отправляемой корреспонденции ведут два соответствующих журнала учета, в которых этой корреспонденции присваивается учетный номер.

Примечание: В настоящее время все более широкое распространение получают такие оперативные средства связи, как факсимильная передача (факс) и электронная почта. Эти виды передачи информации при наличии соответствующих технических средств позволяют в считанные минуты передать сообщение (письмо) в любую точку земного шара.

Письма, отправляемые по электронной почте, имеют некоторые различия по оформлению документа, но не по содержанию. О правилах отправки электронных писем вы узнаете на практических занятиях.


Телефонограммы


  1. Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону.

  2. Телефонограммой считается любая информация, которую получает или передает секретарь по телефону по поручению руководителя. Просит ли он договориться о встрече, сообщить о проведении совещания, узнать некоторую информацию.

  3. Звонят ли к вам на предприятие с теми же вопросами — все переданные и поступившие звонки должны фиксироваться в некоторой форме.

  4. Текст телефонограмм оформляется на бланке формата А5.

  5. Правила оформления и передачи телефонограммы:

  • текст должен быть кратким, без труднопроизносимых слов;

  • текст подписывает руководитель;

  • при передаче текст произносится четко;

  • после передачи в документ вносится дата, время передачи, должность и фамилия принявшего телефонограмму;

  • если телефонограмма передается нескольким абонентам, то к документу прилагается список с указанием названий фирм, телефонов, а также даты, времени и получателя текста в каждой фирме.

  1. При приёме телефонограммы необходимо записать:

      • название организации, номер телефона;

      • текст;

      • должность и инициалы лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, передавшего её;

      • дату и время приёма.


Дополнительный материал


  1. Разработчику делового письма нетрудно построить стилистическую конструкцию, если он располагает набором проверенных практикой конструкций фраз, например:

Основные обороты вводной части:

  • В связи с...

  • Согласно контракту (предварительной договоренности...) от ...

  • В соответствии с... и т. д.

  1. В зависимости от темы письма используются следующие обороты:

Отправка груза, документа (сопроводительное письмо)

    • Направляем Вам...

    • Отправляем Вам...

    • Высылаем Вам...

Напоминание, предупреждение

  • Напоминаем Вам, что…

  • По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу...

  • Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...

  • Задержка поставок может привести

Извещение

  • Сообщаем Вам, что...

  • Ставим Вас в известность, что...

  • Извещаем Вас, что...

Гарантия

  • Оплату гарантируем.

  • Фирма гарантирует качество продукции.

Предложения

  • Мы рады предложить Вам...

  • Предлагаем Вам...

  • Мы можем рекомендовать...

  • Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

Отказ

  • К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…

  • К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем…

  • К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение…

Приглашение

  • Просим Вас принять участие...

  • Приглашаем Вас...

  • Мы рады пригласить Вас...

Письма обычно заканчивают фразами с пожеланиями продолжения сотрудничества

  • Надеемся на Вашу заинтересованность в продолжении связей.

  • Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.

  • Надеемся, что наша просьба не будет затруднительной.

  • С уважением.

  • С наилучшими пожеланиями.

  1. Дополнительные вопросы

  1. Назови множественное число:




бухгалтер

бухгалтеры

директор

директора

договор

договоры (род. падеж – договора)

выговор

выговоры

табель

табели (род. падеж – табеля)




  1. Запомни:




благодаря

благодаря кому/чему, а не кого/чего

более

нельзя: более лучший

вакансия

нельзя: свободная вакансия

вложение

во что (вложений в строительство)

конференция

по чему, а не о чём

совещание

о чём (совещание по проекту)




Каталог: upload -> images -> files
files -> Реферат спорт-альтернатива пагубным привычкам ученица мбоу сош №12 г. Казани 11 «Б» класса Гилязова А. О
files -> К рабочей программе по предмету история на 2014-2015 год для 5 класса Количество часов
files -> Основная образовательная программа основного общего образования мбоу «Бишевская средняя общеобразовательная»
files -> Программа по русскому языку для VII класса создана на основе нормативных документов
files -> Реферат должен быть оформлен соответствующим образом
files -> Образовательная программа профессиональной подготовки по профессии 050144 «Помощник воспитателя» (350часов)
files -> Образовательная программа объединения дополнительного образования социально- педагогического направления
1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   ...   20